Uso dell’IA in tutta l’azienda che ammortizza i picchi di carico e protegge i dati dei clienti

Fürsattel & Collegen, con circa 50 collaboratori, di cui 9 professionisti abilitati e 4 soci, offre consulenza fiscale a piccole e medie imprese e a privati in due sedi, in Baviera e in Brandeburgo. Uno studio di queste dimensioni porta con sé una sfida particolare: ogni persona del team usava già l’IA in un modo o nell’altro, ma senza uno standard comune. Mentre alcuni collaboratori già sperimentavano, altri restavano esclusi, spesso per l’incertezza su che cosa sia consentito fare con i dati sensibili dei clienti.

La situazione era aggravata dai tipici picchi di carico di uno studio di consulenza fiscale: nelle scadenze fiscali si accumulano carico di lavoro e volume di comunicazione, mentre la carenza di personale qualificato fa sì che meno persone debbano sbrigare più lavoro. A ciò si aggiunge una sfida strutturale che molti studi conoscono: la conoscenza si distribuisce su una moltitudine di pratiche e mandati, e mantenere una visione d’insieme diventa sempre più difficile. Un uso non coordinato e privato dei singoli strumenti di IA non avrebbe risolto il problema, ma avrebbe creato ulteriori rischi per la protezione dei dati.

Invece di lasciare l’uso dell’IA nel team al caso o a singole soluzioni isolate, Fürsattel & Collegen ha scelto un accesso controllato a livello aziendale tramite Logicc. Lo studio riunisce così l’uso di modelli di punta come ChatGPT, Claude, Gemini e Mistral su un’unica piattaforma conforme alla protezione dei dati, invece di lasciare che i singoli collaboratori lavorino per conto proprio con strumenti diversi.

Per lo studio era decisivo che i dati sensibili dei clienti potessero essere trattati in conformità al GDPR grazie all’hosting in Germania e che l’uso reggesse anche ai requisiti del § 203 StGB, validi per chi è tenuto al segreto professionale, come i consulenti fiscali, così come per gli avvocati.

L’introduzione interna non è stata trattata come un semplice progetto IT, ma è stata accompagnata dalla responsabile HR dello studio, incaricata dell’implementazione e dell’applicazione pratica delle soluzioni LLM nel team. In questo modo l’introduzione non si è limitata agli accessi tecnici, ma è stata radicata nel team con formazione e accompagnamento al cambiamento.

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Con Logicc i collaboratori di Fürsattel & Collegen utilizzano oggi l’IA a norma di legge per ricerca, bozze e riassunti nella quotidianità dei mandati. Gli utenti attivi risparmiano così in media 1,8 ore al giorno, tempo che prima finiva in attività di routine e ora è disponibile per la consulenza specialistica e il contatto con i clienti.

L’effetto non si limita al lavoro sui mandati: anche marketing e HR dello studio lavorano in modo sensibilmente più rapido. I picchi di carico nelle scadenze fiscali oggi si ammortizzano meglio, senza cedere il controllo professionale sui risultati: la verifica dei contenuti resta interamente nel team. Da un uso dell’IA disomogeneo e in parte non controllato è nato così uno standard uniforme e verificato, che sostiene l’intero studio.